Hace tal vez un poco menos de dos años que conversaba con un gerente de una gran empresa, quien estaba solicitando un servicio de formación para “Desarrollo del Plan de Continuidad de Negocio” (PCN) o “Business Continuity Plan” (BCP), capacitación orientada a estructurar todos los pasos para “volver a la normalidad” a una empresa en caso de un desastre mayor de orden general y catastrófico, que pueda impactar abrumadoramente su capacidad operativa.
El espectro de situaciones de desastre que el PCN incluye es muy amplio: 1) hidrometeorológicos; 2) químico-tecnológicos; 3) socio-administrativos, entre éstos asonadas, disturbios, guerra civil, eventos militares; 4) geológicos; y, 5) sanitario-ecológicos.
Dicho gerente me manifestaba que, aunque él percibía la necesidad del curso, sentía que era un poco menos que una exageración por parte de la casa matriz, pero que, al fin y al cabo, consideraba útil el evento, quien opinó después de participar, que dicho plan es una herramienta valiosa para cualquier tiempo.
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Fíjese bien que hay una diferencia fundamental entre el PCN -recuperación de actividades post-evento catastrófico-, y lo que se conoce tradicionalmente como Plan de Respuesta ante la Emergencia, siendo este último más bien las acciones reactivas en el instante mismo de un desastre de alcance limitado, pero que no va más allá de haberle hecho frente al momento mismo de un eventual siniestro generado, típicamente, desde el interno de las operaciones.
Stephen King, el famoso escritor estadounidense del género de terror, señala que “no hay perjuicio en esperar lo mejor mientras uno esté preparado para lo peor”, y eso es precisamente lo que conlleva esta formación, la cual debe ser manejada como una herramienta gerencial de primer orden.
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La mente humana es sumamente compleja, y tendemos a veces a mantenernos en nuestra zona de comodidad, -tanto a nivel individual como colectiva-, debiendo el PCN ser un punto auditable por cada gerencia en sus sistemas de gestión, el mantener un plan alterno en caso de un desastre o colapso del entorno logístico y operacional, para que podamos desarrollar los equipos humanos que se mantendrán comunicados y laborando para hacer lo más corto posible entre la crisis y la continuidad operativa.
¿Qué tan protegida está la vida y la integridad de los colaboradores que están en desplazamiento o en las zonas de desastre? ¿cómo conservamos los activos críticos de la empresa? ¿cómo procuraremos mantener la capacidad productiva? ¿qué equipos de comunicaciones alternos disponemos? ¿qué redes de interacción con el personal hemos dispuesto? ¿quiénes son los cuadros o posiciones de liderazgo que podrán encabezar los procesos críticos? ¿dónde estará localizado el COE o centro de operaciones de emergencia? ¿cómo estamos protegiendo los activos críticos ante una amenaza de saqueo, sabotaje, destrucción o desactivación? ¿cómo estabilizamos la situación inicial y evitamos un segundo daño a la propiedad de la empresa? ¿qué nivel de protección tienen los insumos o inventarios críticos? ¿para cuánto tiempo tenemos reservas imprescindibles? ¿cuál es la hoja de ruta para la reactivación en caso de un escenario de interrupción total de operaciones?
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Todas estas preguntas y muchas más son las que en forma estructurada, debemos realizar críticamente, pero, sobre todo, darles una respuesta consistente y satisfactoria, no teniendo miedo en decir que, en algunos puntos, no sabremos qué hacer, pero que nuestra obligación como gerencias es dotar de capacidad de actuación.
La lista de contactos externos de la organización es un recurso que debe ser conocido por todo el personal en su área de interés, abarcando proveedores de materiales y partes, de servicios de logística, de mantenimiento de equipos, clientes, instituciones financieras, entre otros, para hacer las notificaciones pertinentes según escenario.
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El acopio preventivo para un desastre es una de las listas más críticas que una empresa debe desarrollar, puesto que de ella dependerá la capacidad de resistencia si los escenarios se tornan persistentes o extendidos.
Hemos incluido en nuestro blog (www.cambiocultural.blog) un documento técnico de tercera parte, “Guía para Desarrollar un Plan de Continuidad de Negocios” para que las empresas que así lo desean, puedan descargarlo de nuestro servidor. Consideramos que dentro del material libre, es una de los mejores, y que puede servir para desarrollar completamente su PCN.
Director ejecutivo de Cambio Cultural Consultores
