Operar nuestro negocio sin contar con un plan adecuado de administración del efectivo se puede comparar a nadar en contra de la corriente, es muy probable que terminemos agotados tras haber gastado mucho tiempo y esfuerzo, pero sin haber logrado avanzar a cómo esperábamos. Es necesario que dediquemos un momento para planificar bien nuestros ingresos y egresos a fin de que podamos anticiparnos y prevenir la falta de efectivo que puede afectar el sano funcionamiento de nuestro negocio. Aquí tenemos algunos consejos que nos pueden ayudar a administrar el efectivo y mantener nuestro negocio en continuo movimiento hacia adelante:
Aprender lo básico: el flujo de efectivo es el movimiento del dinero como entradas y salidas que tenemos en nuestro día a día. Para mantener un estado saludable, nuestro negocio debe mantener un ingreso que sea superior o al menos cubrir al nivel de egresos que tengamos. Suena simple, solo tengamos en cuenta que no siempre se logra.
Preparar un estado de flujo de efectivo: en muchas ocasiones la información contable que tenemos se limita a un estado de resultados y el balance general, los cuales son muy importantes, pero también deben acompañarse de un estado de flujos de efectivo que nos permita comprender de forma clara como está entrando y como se utilizando el efectivo. Este informe nos ayuda a clasificar los movimientos del efectivo en operativos, financieros y de inversión, hasta conocer cuál es nuestro saldo final de caja. Si no cuentas con este informe, a partir de ahora puedes comenzar a solicitarlo junto con los estados financieros.
Hacer proyecciones: es importante conocer cuál ha sido el uso de nuestro efectivo y como hemos hecho para obtener los recursos en los últimos meses, pero más importante aún es lo que planeamos hacer de futuro. Necesitamos estimar nuestros ingresos y todas las salidas de efectivo para al menos los próximos meses. Esto nos ayudará a estar preparados en caso de que estemos cortos de efectivo y tengamos que conseguir financiamiento. O por otro lado si estimamos un excedente de dinero, podamos decidir con tiempo que hacer con este efectivo y elegir el mejor momento para tomar nuestras decisiones de inversión o gastos.
Monitorear nuestro nivel de “quema” de efectivo: igual que con un vehículo medimos el nivel de quema de gasolina para recorrer cierta distancia, kilómetros por galón quemado, igualmente una importante medida para nuestro negocio puede ser el monto de efectivo “quemado” (gastado) por mes. Esto podría ayudarnos a calcular un indicador extremo: cuantos meses nuestro negocio podría operar sin recibir más ingresos de efectivo. Para ello debemos tomar nuestros activos líquidos (el efectivo y lo que podemos convertir en efectivo rápidamente) y dividirlo entre el nivel de efectivo quemado por mes. Con esto obtendremos el tiempo que tardaremos en quedarnos sin efectivo, algo así como cuanto kilometraje podemos recorrer con la gasolina que tenemos en el tanque al día de hoy.
Realizar ajustes: con toda la información y mediciones a mano, es momento que tomemos las acciones necesarias para mejorar nuestra posición de efectivo. Debemos revisar nuestro nivel de costos y gastos buscando oportunidades de mejora y eficiencia, podemos analizar nuestras cuentas por cobrar y evitar saldos en mora, debemos preguntarnos si el nivel de inventario es óptimo para nuestro negocio y finalmente necesitamos estar seguros de que nuestras decisiones operativas, de inversión, financiamiento y dividendos sean consistentes con nuestras proyecciones de efectivo para los próximos meses, para evitar acumulación de salidas de efectivo en un mismo mes y nos provoque una necesidad muy grande que no podamos cubrir. Por favor no olvides esto en tu próxima decisión de negocios.
*Profesional de las finanzas, consultor y profesor de maestrías
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