La pandemia de covid-19 aceleró el proceso de muchas organizaciones y empresas de pasarse mediana o totalmente a la virtualidad y en muchos casos sin estar preparados y surgieron emprendimientos para apoyar en estos procesos u otros que surgieron con la principal característica de ser “negocios del internet”. Pero, ¿cómo manejar equipos en la virtualidad y qué tomar en cuenta?
En primer lugar, los equipos y plataformas. Es fundamental y uno de los pasos complicados para las empresas y organizaciones fue decidir qué aplicaciones reemplazarían a las salas de reuniones y serían la base del seguimiento de procesos. Esto se sintió más, por ejemplo, en las redacciones de medios de comunicación.
Las organizaciones y empresas que tenían equipos en diferentes municipios y departamentos tuvieron una tarea menos compleja en el tema de coordinaciones, porque ya estaban calendarizados para encuentros semanales, mensuales, semestrales o anuales y tenían una forma de trabajo que incluía orientaciones virtuales.
De los medios, organizaciones y empresas que surgieron en la virtualidad destaco aquellas que tienen sus reuniones fijas y puntuales, pero además las que logran realizar reuniones con hasta 8 husos horarios, todo un arte.
En segundo lugar, es importante que el personal cuente con los equipos y maneje las plataformas. Es clave que todos estén familiarizados con su nueva sala de reuniones, por eso, un primer paso es acordar y capacitar en el uso de la aplicación que se selecciona.
Un tercer punto, para quienes trabajamos en comunicación estratégica es definir las actividades y productos fundamentales para los objetivos que se han propuesto y trabajar en función de ellos, además de cambiar el casete (si recuerdan lo que es un casete) de lo que popularmente llamamos “horas nalgas”, es decir, considerar que un trabajador es productivo por estar en un sitio de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
La estrategia para pasar a la virtualidad debe tomar estos tres puntos con toda seriedad. Definir qué equipos tiene y si estos son suficientes para lo que se les pedirá a los trabajadores, colaboradores, asociados, etc. Luego dedicar tiempo a esta capacitación y tener claro que la productividad se basará en los resultados que como equipo se logren alcanzar.
Los comunicadores en tiempos de pandemia debieron ser la pieza fundamental para el paso a la virtualidad y muchas empresas y organizaciones prescindieron de sus servicios sin darse cuenta que pasar a la virtualidad es un análisis de procesos de comunicación y que ellos eran los indicados para establecer una nueva estrategia que permitiera mantener y mejorar los procesos en estas nuevas circunstancias.
Los tres puntos abordados: el de los equipos y plataformas, la capacitación del personal para esta virtualidad y el de la visión de trabajar por producto, pueden parecer sencillos, pero requieren todo un análisis de las condiciones de cada empresa u organización. Los grupos de whatsapp fueron la “salida fácil” y parecía que un comunicador no era requerido para crear o administrar un grupo. Hoy, además de la discusión de la seguridad de lo que circula por esta aplicación, están reclamos como “me escriben a cualquier hora”, “me meten a grupos y no me avisan”, “los reclamos en whatsapp son informales”, entre otros.
Definir cómo será la comunicación de una empresa u organización también debió ser pasada a la virtualidad, así como se establecía en los memorándums, los comunicados de prensa y las reuniones presenciales, se debe establecer las formas en que circulará la información en esta nueva realidad.
Esto es parte de “lo que callamos los comunicadores”, así como enfrentarnos a la pregunta de “a qué te dedicas” o “qué estudiaste”, responder “comunicación” y que te digan “periodista”.
La autora es licenciada en Ciencias de la Comunicación.