Juan Vega González (*)
Uno de los desafíos cuando se tiene un negocio es controlarlo. Existen herramientas útiles y simples que pueden utilizarse para este efecto.
Las cuatro variables más importantes de control son los movimientos de: a) dinero, b) inventarios / mercadería, c) cuentas por pagar (lo que debemos) y d) cuentas por cobrar (lo que nos deben).
Para llevar control divida una hoja en cuatro columnas, en la primera irá la fecha y detalle o descripción, en la segunda las entradas, en la tercera las salidas y en la cuarta el saldo (la diferencia entre las entradas menos las salidas).
Lo siguiente es tener la disciplina de anotar cada que haga una transacción. Para control del efectivo, como primera entrada, registre el monto de dinero con el que comienza el día, como una entrada de dinero.
Posteriormente vaya registrando todos los ingresos y gastos del día. Si realiza una venta anote la cantidad de dinero que ingresa en la columna de entradas. Si hace un gasto anote en la columna de salidas la cantidad de dinero que paga.
Al final del día calcule el saldo de dinero, restando del total de entradas (ingresos de dinero) el total de salidas (gastos de dinero). El saldo calculado de dinero, debería ser igual a la cantidad de dinero en efectivo que tiene en su negocio al final del día.
Si la cantidad de dinero es menor que la cantidad que calculó, es posible que no haya registrado algún gasto, o que le hayan sustraído dinero del negocio. Si la cantidad de dinero en efectivo es mayor que la cantidad calculada, es posible que no haya registrado algún ingreso de dinero.
Con este mecanismo de registro de entradas y salidas, también puede llevar control de los inventarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Cada uno de los anteriores debe tener un registro separado y detallado.
Al final de cada semana y de cada mes verifique si generó los ingresos y gastos planificados en su presupuesto y si tiene el inventario que debería tener. Investigue desviaciones inesperadas.
Definir un presupuesto y estándares de entrada/salida de dinero e inventario por periodo (día, semana, mes) es importante para mantener controlado su negocio.
Recuerde: Si se puede medir, se puede controlar.
(*) Director de Promifin, programa auspiciado
por la cooperación Suiza en América efecto
Central ejecutado por TrIodos Facet.
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