Son bien conocidos los desafíos de realizar una eficaz reunión de negocios. Tal vez el objetivo del lector sea adoptar una decisión, solucionar un problema o desarrollar un plan de trabajo.
Pero abundan los obstáculos estratégicos y tácticos. ¿Cómo lograr la mejor decisión por parte de su grupo? ¿cómo destacar todos los puntos de vista a fin de que los participantes crean que tienen cierta propiedad sobre los resultados? ¿cómo hacer todo eso mientras mantiene el foco en el tema a resolver? Para superar esos obstáculos, usted debe aprender el arte estratégico de formular las preguntas correctas en el momento correcto y a las personas más apropiadas.
Un interrogatorio eficaz le permitirá obtener los datos y los puntos de vista necesarios, mantener el flujo de la discusión y concentrar la atención de los participantes en el objetivo principal de las reuniones.
En la siguiente adaptación del libro “Meeting Excellence” (Jossey-Bass, 2006), Glenn M. Parker y Robert Hoffman proporcionan un marco de 10 preguntas para ayudar a concretar los resultados que usted busca en reuniones importantes. ¿La clave del éxito? No sólo reconocer la clase de preguntas a su disposición, sino también pensar cuidadosamente cuándo y cómo emplear cada una.
1.Preguntas flexibles
Ésta es la mejor técnica de interrogación a fin de conseguir la participación de los empleados y descubrir diferentes puntos de vista.
Preguntas abiertas ofrecen a las personas gran amplitud en sus respuestas, pues no pueden ser respondidas con un simple sí o no. He aquí ejemplos:
¿Cuál es el impacto de este cambio en el proyecto?
¿Por qué tenemos problemas para conseguir personas que participen en este estudio?
2.Preguntas rígidas
Use ese tipo de preguntas cuando necesite una respuesta específica. Es una cuestión que exige un sí o un no, u otra breve respuesta.
¿Se ha presentado el formulario ante la autoridad sanitaria?
¿Cuándo vamos a inaugurar un nuevo local?
3. Pregunta indirecta
Se trata de una pregunta formulada a todo el grupo, y que permite responder a cualquiera. Puede ser una pregunta variable o fija, aunque recomendamos usar más las preguntas variables.
¿Cómo se siente acerca de las nuevas pautas de trabajo?
¿Cuál es su experiencia en el trabajo con este grupo?
4.Pregunta directa
Si se la usa con cuidado y de manera restringida, una pregunta específica puede ser eficaz. La pauta general es que usted podría dirigirse a alguien en particular para formularle una pregunta que está dentro de su área de conocimiento, o cuando advierte que una persona desea participar en las discusiones a través de un gesto (por ejemplo, inclinándose hacia adelante).
Karla, ¿concuerda esto con nuestro plan de mercadeo?
Clarisse, parecería que usted desea decir algo sobre el tema.
5. Vuelva a plantearse preguntas.
Su objetivo como negociador es mejorar las comunicaciones entre los participantes y reducir los diálogos directos de preguntas y respuestas entre usted y el resto de los miembros del equipo. Tome una pregunta que un miembro le ha formulado a usted, y desvíela hacia otro miembro.
Pierre está formulando una pregunta muy importante acerca de la estrategia de mercadeo.
Andrew, desde la perspectiva del Departamento de Mercadeo, ¿cómo podrá funcionar eso?
Diane, ¿podría aclarar algunos de los temas planteados en la pregunta de Marks?
6.Pregunta de transferencia.
Similar en su enfoque a la pregunta que es desviada hacia otro, la pregunta de transferencia consiste en devolver a todo el grupo la pregunta que se le formuló al líder. El objetivo es acrecentar la participación de los miembros.
Anne ha formulado una pregunta muy interesante. ¿Qué es lo que piensan ustedes?
Rachel, esa es una pregunta importante. Veamos qué es lo que piensa el resto acerca de ella.
7.Pregunta de sondeo.
Con la pregunta de sondeo, usted busca mayor profundidad, algunos ejemplos y una razón.
¿Podría decirnos más acerca de los problemas con ese contratista?
Usted parece indicar que los pacientes se muestran muy desdichados con los resultados. ¿Podría informarnos cuáles son las quejas específicas?
8.Parafraseando una pregunta.
Explicar o interpretar un texto para ilustrarlo o hacerlo más claro o inteligible es un buen método cuando una declaración es de gran importancia para los resultados de una discusión. La paráfrasis también resulta necesaria cuando existe confusión, o para expresar un sentimiento que predomina entre los miembros del grupo.
Lo que usted dice es que desea cambiar el protocolo en este estudio. ¿Es eso correcto?
¿Nos está pidiendo que alteremos la dosis a fin de reflejar los primeros resultados de esos 10 sitios?
9.Pregunta para buscar resumen o consenso.
Cuando usted llegue al final de una discusión, aproveche la pregunta para ayudar al grupo a obtener el resultado apetecido o para que la reunión se desplace hacia el siguiente tópico. Una pregunta que trata de buscar un resumen de lo discutido puede ser formulada como una cuestión indirecta al grupo, o como una cuestión directa a una persona en particular.
Michele, si escuché de manera correcta, parecería que deseas que adoptemos este nuevo procedimiento como una prueba.
Pensaría que tenemos un acuerdo a fin de iniciar negociaciones con la Compañía XYZ. ¿Es eso correcto?
10 Pregunta con secuelas.
Este tipo de preguntas pide a los participantes analizar las consecuencias de su sugerencia o decisión.
¿Cuál será el impacto de esa decisión en la salud de los pacientes a largo plazo?
Gerald, ¿cuál será el impacto en el presupuesto en su conjunto, y específicamente, en la asignación de recursos?
