Para poder realizar un evento de cualquier índole, se debe contar con un check list, el cual es una lista de verificación donde se registra todo lo que se necesita. Funciona como una guía para ver que no falte ningún detalle y el evento salga a la perfección.
Cuándo, dónde, a qué hora y ubicación exacta, son las cuatro preguntas esenciales para poder realizar con éxito un evento, además del check list. Hay que tomar en cuenta que los eventos pueden ser de carácter: social, deportivo, educativo, demostrativo; así como juntas, conferencias, exposiciones, cursos y simposios.
El organizador debe verificar antes de iniciar el evento, que el equipo solicitado funcione y colocarlo cerca de las conexiones eléctricas para una pronta instalación. La organización de un evento debe tener tres etapas: antes, durante y después del evento para que realmente sea efectivo.
Cuando los eventos son muy grandes o se invita a demasiadas personas, se forman comités de trabajo.
CUALIDADES DE UN ORGANIZADOR
Lo más importante en la organización de eventos es tener claro el objetivo que se quiere lograr. Lo más importante es cumplir con las expectativas del público convocado.
Todos los detalles operativos deben estar celosamente cuidados: el transporte a tiempo, los músicos a la hora exacta, las guías impecables y el producto expuesto correctamente, entre muchos otros.
Cuando el evento es un espectáculo masivo, las dificultades se multiplican debido al número de personas asistentes.
Un buen organizador debe conocer bien las ubicaciones de las diferentes áreas del lugar que escogió para realizar cualquier convocatoria de público, sacar a tiempo todos los permisos necesarios y evitarse así muchos problemas. Un buen organizador es una persona que posee una agenda telefónica envidiable y todos los contactos del mundo.
Los grandes espectáculos hay que estudiarlos con mucho detenimiento: es necesario saber cuándo es el mejor momento para su realización, cuáles son los costos que generan, cuál es el lugar ideal y otros detalles de logística y seguridad.
La clave del éxito está en lograr una buena convocatoria. En que el público seleccionado asista. Si una reunión requiere de protocolo, las invitaciones deberán llegar entonces tres semanas antes, así como dos meses antes si se realizara en el extranjero o apenas con quince días de antelación en el caso de los cócteles.
Si el evento consiste en el lanzamiento de un producto, entonces debería invitarse al doble de las personas que realmente se esperan. Lo más importante es hacerle un seguimiento a los invitados una vez enviada las invitaciones, éstas deben presentarse en un formato atractivo.
Finalmente, tener una lista de proveedores confiables e interesados, es fundamental para garantizar los insumos del evento.
Director de Protocolo Universidad de Ciencias Comerciales.
