Escribir un informe es como crear una obra de arte. Al igual que en el arte, lo simple es bello. La simplicidad bien manejada permite un mejor entendimiento y enfoque hacia el objetivo que queremos lograr con el informe. Ahorra tiempo tanto para el que lee como para quien escribe.
El primer paso consiste en tener claro cuál es el objetivo o idea que queremos transmitir con el informe y para qué lo estamos escribiendo. Que cambio de percepción, actitud, comportamiento o conocimiento queremos lograr.
Precisamos pensar en cómo es nuestro lector, que sabe/no sabe, cuáles son sus actitudes, intereses, prejuicios y el lenguaje en el que podría entender mejor el informe. Un buen informe logra llamar la atención, despertar el interés y deseo en la lectura y motiva a una acción o toma de decisión del lector.
Antes de empezar a escribir el informe utilice un esquema (o mejor un mapa mental), para esbozar las ideas principales, las ideas secundarias, las relaciones causa-efecto y la secuencia lógica que tendrá el documento.
El diseño de la portada y el mensaje que va en el título son importantes; igual que con un buen libro “el título vende”.
Los consejos para una buena escritura son:
1. Enfóquese en el objetivo para el cual escribe. Cada frase debe justificar su existencia dentro del documento.
2. Escriba breve, como en un testamento. Una palabra demás puede ser problemática. Lo más breve y conciso pero al mismo tiempo entendible que sea posible. Máximo tres líneas por párrafo.
3. Respalde/documente lo que dice con datos, ejemplos, gráficos, historias, etcétera.
La estructura de un buen informe podría seguir el siguiente contenido: introducción (¿qué y porqué lo escribo?). Incluir: a) Tema y problema -¿Por qué es importante? b) Objetivos del trabajo (cambios y decisiones esperados).
Cuerpo del informe (documentar objetivamente la solución al problema): a) Hallazgos Importantes: cumplimiento de metas causas y efectos. b) Beneficios-Costos y Tiempos. c) Riesgos/Mitigantes y Oportunidades
4. Conclusiones (que resultó) y recomendaciones (que pido/sugiero). Retroalimentación y estrategia de seguimiento posterior.
Luego de escribir, vuelva a leer dos a tres veces el documento desde la óptica de la persona a la que va dirigida y elimine todo lo que no aporte valor al objetivo (repeticiones, inconsistencias, datos irrelevantes, etcétera). Escriba para ser entendido.
