Juan Vega Gonzales
Descuidar los controles para prevenir el fraude equivale a “poner la piedra delante del ciego”. Factores que fomentan el fraude incluyen elementos de actitud, incentivos y oportunidad.
Actitud: personas con perfil psicológico delictivo o que entran en problemas de dinero/deuda. Recomendable revisar antecedentes policiales, judiciales y situación de créditos de sus colaboradores.
Incentivos: demasiado crecimiento suele acompañarse de un relajamiento de controles, supervisión y eventualmente de “incentivos perversos”, que a la larga atentan contra la propia organización.
Oportunidad: actitud complaciente/negligente de “eso nunca ha pasado” o “esas cosas no suceden aquí” La verdad es que sí pueden pasar.
¿Qué hacer para prevenir/controlar la “cultura de fraude”? En esencia, trabajar en la prevención y control del delito desarrollando y promoviendo una “cultura de control de riesgos” al interior de la organización.
Controles y mecanismos de detección precisan combinarse con la prioridad gerencial de atender el tema y el desarrollo paralelo de capacidades de control y supervisión en el personal, auditores y supervisores.
a) Prioridad gerencial: probablemente el elemento fundamental es el grado de importancia que la gerencia otorga a la prevención, investigación, sanción y aprendizaje de los fraudes.
b) Controles: la efectividad de un control depende de su capacidad de detectar situaciones que salen de lo esperado. Su calidad depende de la capacidad de las personas que supervisan y controlan, y de la calidad del proceso y mecanismo de supervisión.
c) Mecanismos de detección: el elemento fundamental es conocer y estar cerca del cliente y el empleado. Complementariamente aplicar controles masivos, aleatorios e independientes como: Cruce de información: Test/perfil psicológico, revisión periódica de situación de crédito y antecedentes penales, visitas al domicilio y referencias de exempleadores proporcionan información importante del colaborador.
Consultas proactivas: “Línea gratuita de denuncias”, que permita a cualquier persona denunciar de forma anónima irregularidades. Toda denuncia debe investigarse y contar con un proceso de apelación objetivo y justo.
Contactos directos desde la oficina central con clientes y empleados mediante call centers (llamadas) y mensajería de texto (mensajes sms), para confirmar montos de pagos, préstamos, calidad del servicio e irregularidades.
Procesos de comunicación, capacitación y pruebas de control interno que validen periódicamente si los controles siguen siendo efectivos o necesitan ajustes.
La confianza es buena; pero los controles son mejores. Retire oportunamente la piedra para evitar que el ciego tropiece con ella. Vale más prevenir que lamentar.
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