Juan Vega Gonzales (*)
El fraude es un delito basado en un engaño, que genera pérdidas al negocio. Puede originarse en acciones de clientes, empleados o una combinación de los anteriores.
La principal causa de los fraudes está en la falta de controles. Gerentes y propietarios de negocios suelen pensar que “esas cosas no suceden aquí”, pero muchas veces terminan amargamente sorprendidos por fraudes cometidos incluso por sus mejores empleados, los de más confianza.
La reacción natural suele tratar de “doblar la página lo más rápido posible”, no obstante el fraude permite una importante posibilidad de aprender y mejorar o prevenir.
Además de tomar medidas correctivas es importante comprender de qué manera sucedió la pérdida. Qué controles fallaron (o eran inexistentes), qué proceso siguió el defraudador; quiénes estuvieron involucrados. Identifique si el fraude fue sistemático o si se trató de un caso aislado.
Lo que ha sucedido, puede volver a suceder. Defina la forma más estratégica y conveniente para prevenir o evitar que se repita.
Para medir y gestionar el riesgo de fraude conviene llevar estadísticas de con qué frecuencia suceden y qué potencial de pérdida financiera o de reputación representan. De esta manera puede reaccionar oportunamente frente a patrones y tendencias peligrosas.
Es mejor prevenir que lamentar. Un buen sistema de seguimiento y control (aleatorio, sistemático y costo efectivo), aumenta la sensación de riesgo o control de los candidatos al fraude, reduciendo las pérdidas de su negocio.
Controles aleatorios contactando directamente a los clientes con personal independiente del vinculado a la venta o cuidado de productos y gerencia de agencias, ya sea mediante contacto directo, llamadas telefónicas o mensajes de texto ayudan a detectar inconsistencias o fraudes.
Combine diferentes controles como verificación de calidad y cantidad de inventarios, arqueos de caja (efectivo que maneja el cajero en un momento del tiempo respecto a lo que debería tener), verificación de cantidades compradas y/o adeudadas por los clientes, compras a proveedores, etc.
Conoce a tu empleado, cliente y al proveedor. Esté atento a cambios en el estilo de vida (nivel de gasto o consumo) de sus colaboradores, proveedores y clientes. Verificación cruzada de información, así como la mejora continua de controles y supervisión son un desafío permanente.
El defraudador está siempre un paso adelante. La responsabilidad de prevenir fraudes o pérdidas, está en sus manos (controles y supervisión). Hay una frase que reza: “no pongas la piedra delante del ciego, porque sabes que va a chocar”.
(*) Director Promifin
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