Juan Vega González (*)
Perder tiempo es perder dinero. No es raro ver reuniones donde las personas entran sin saber qué van a decir y salen sin saber que dijeron.
A continuación algunos consejos para hacer más estratégicas sus reuniones, tomando ideas de Vademécum -La guía práctica de los consultantes de Ernst Bolliger y Tonino Zellweger.
En reuniones interactivas y creativas con otras personas es importante examinar:
1. ¿Por qué se solicita la reunión? ¿Quién la solicita? ¿Existen intereses ocultos?
2. Objetivos: ¿cuáles son los objetivos de la reunión —y que quiere obtener usted—? ¿Es clara y concisa la agenda de trabajo? ¿A qué preguntas pretende dar respuestas durante la reunión?
3. Resultados esperados: ¿con qué resultados se sentiría satisfecho? ¿Son resultados importantes? ¿Qué dificultades o limitaciones podría encontrar? ¿Qué puede hacer para disminuir esas dificultades?
4. Participantes: ¿quiénes participan en la reunión? ¿Qué personas se consideran como líderes o con poder de decisión? ¿Quién moderará la reunión? ¿Hay alguna oposición o alianzas que podemos prever antes? ¿Cómo es la personalidad de las personas clave que participan? ¿Cómo manejarse mejor frente a esas personalidades?
5. Tiempo y lugar: ¿cuándo, durante cuánto tiempo y dónde se llevará a cabo la reunión?
6. Procesos: ¿cuál será el enfoque, abordaje, procedimiento que utilizará? ¿Cuáles los “momentos fuertes” o difíciles en la reunión? ¿Cómo podría manejarlos mejor? ¿Cuáles son los mensajes clave?
7. Logística y documentación: ¿quién es responsable de organizar la reunión? ¿Quién comunicará a los participantes y confirmará las citas antes de la reunión? ¿Se necesitarán documentos, materiales, refrigerios etc. durante y después de la reunión? ¿Qué documentos deben leerse y prepararse antes de la reunión?
8. Hipótesis y preguntas adicionales: ¿tiene alguna hipótesis sobre el curso de la reunión? ¿Hay aspectos que desconoce o le interesaría saber? ¿Qué otras preguntas se deben aclarar? ¿Cuándo, dónde y con quién realizará esas aclaraciones? —Puede serle conveniente realizar algunas preguntas críticas y coordinaciones antes de la reunión—.
9. Próximos pasos: ¿cuales son los próximos pasos a seguir? ¿Quién es responsable? ¿Para cuándo deben estar hechos? ¿Quién dará seguimiento? ¿cuándo?
10. Autoevaluación (evalúe después de la reunión): ¿obtuvo el resultado que esperaba? ¿Está satisfecho? ¿Se logró los objetivos? ¿Qué aspectos fueron distintos de lo esperado y por qué? ¿Qué aprendió? ¿Hará algo distinto la próxima vez? (*) Director de Promifin, programa auspiciado por la Cooperación Suiza en América Central ejecutado por TrIodos Facet. [email protected]
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