Juan Vega Gonzales (*)
Casi cada día moderamos algún tipo de reunión, ya sea en la familia, en el trabajo o negocio. Generar ideas y llegar a acuerdos con un grupo de personas es un arte que se puede aprender. A continuación algunas sugerencias sobre el tema.
1. Parta con un objetivo claro. Toda reunión necesita una “razón de ser” (o motivo que pretende alcanzar), que justifique la inversión de tiempo (propio y de los demás).
2. Defina la estrategia a utilizar para manejar la reunión. Cómo va a entrar en el tema, los acuerdos sobre la forma en la que va a interactuar con los demás, insumos que va a presentar, forma de intercambiar ideas, y cómo concluirla.
3. Piense en cómo hacer más efectiva la reunión. Reza el dicho que “olvidamos lo que escuchamos, creemos lo que vemos, recordamos lo que hacemos y aplicamos lo que descubrimos”. Su misión es guiar al grupo a descubrir las ideas/respuestas que busca.
4. Considere cuál será su rol en la reunión. A veces le tocará actuar como facilitador (generando insumos a través de preguntas orientadoras); en otros momentos tendrá que actuar como instructor presentando conocimientos al grupo.
5. Contar historias nos ayuda a introducir el tema para reflexión del grupo. Una buena historia debe “cautivar de entrada“, ser relevante y tener una enseñanza o moraleja relevante.
6. Piense antes de hablar. Hable en voz clara y alta. A una velocidad moderada, de manera que pueda ser claramente entendido y mantener el interés de sus oyentes. Parafrasee (repetición de lo entendido para asegurar la comprensión).
7. “Qué se dice” es tan importante como el “cómo lo dice”. Su lenguaje corporal, ubicación, postura física, manejo del tiempo y espacio son tan importantes como lo que va a decir. Considere la imagen que proyecta, el “cómo lo están viendo los demás”.
8. Moderar una reunión es una mezcla de “canto y baile” donde el ritmo, tono y velocidad de la conversación son esenciales para dar fluidez a las ideas. Como en todo baile es importante “estar atentos a su pareja y disfrutar el proceso”. Aprenda a “leer el estado de ánimo de sus oyentes”.
9. La vista es reina de la percepción. Grafique y presente de forma simple las ideas. Utilice frases cortas (en especial si tiene que escribir). Presente ideas con significado y entendibles para los demás.
10. Agrupe relaciones entre las ideas principales que surjan del intercambio. Finalmente, resuma las conclusiones y pasos a seguir Como reza un conocido refrán, en la repetición está el gusto: “Dígales lo que les va a decir, a continuación dígaselos y finalmente dígales que se los dijo”. Trate a los demás como le gustaría que lo traten.
Enfóquese en lo esencial. Mientras más hable, menos lo entenderán.
(*) Director de Promifin. [email protected]
