Hay dos cualidades que caracterizan a equipos de líderes con gran funcionamiento:
1Las discusiones son duras, temas difíciles pasan rápidamente de la cabeza de las personas a la mesa de conferencias;
2Hay una responsabilidad compartida. Los ejecutivos se sienten responsables por la organización en su conjunto, no sólo por su participación individual en los procesos.
Con el fin de que equipos de ejecutivos pasen a un nuevo nivel de liderazgo, hemos creado un modelo de comunicación que hemos bautizado como La reunión de la mañana, o LRM.
Se trata de una frase engañosamente simple para un evento de gran complejidad que ha ofrecido grandes beneficios a las organizaciones que lo han puesto en práctica.
He aquí cómo funciona LRM. Cada día el equipo principal de ejecutivos, entre seis y 15 personas, se reúne en torno a una mesa de conferencias, ya sea en persona o de manera virtual. También en la mesa hay uno o dos ejecutivos que son responsables por una importante iniciativa o son reconocidos como personas sobresalientes en cierta área en especial. No existe una agenda preestablecida.
En torno a la mesa de conferencias, en sillas plegables, como las que se encuentran en una galería, hay una serie de asistentes de los ejecutivos sentados a la mesa.
En ocasiones el presidente de la junta directiva tendrá uno o dos temas para iniciar la reunión. Por lo general, el presidente pedirá a su segundo, sentado a la izquierda, que se haga cargo de la reunión. Una vez los temas presentados por esa persona son discutidos, la persona a su izquierda plantea nuevos asuntos, y de esa manera continúa la discusión alrededor de la mesa, siguiendo las agujas del reloj, hasta que se retorna al presidente de la junta directiva.
Una vez todos los participantes han tenido la oportunidad de hablar, aquéllos en la galería abandonan el lugar y los ejecutivos logran la oportunidad de volver a discutir. En esta segunda etapa, los ejecutivos debaten temas muy delicados, tales como asuntos legales o personales.
Dependiendo del tamaño del grupo y de la cantidad de temas, la reunión puede durar 15 minutos o dos horas. Estas son las reglas del juego:
* Cualquiera puede plantear un tema de discusión. No necesita estar vinculado con su propia área de responsabilidad.
* Se trata de reuniones de decisión, pero los temas no son simplemente planteados y resueltos. Se discuten planes de implementación, y en ocasiones se consideran estrategias de comunicación interna y externa.
*Una vez un asunto es totalmente examinado, el presidente de la junta directiva determina las normas que regirán. Él decide si adoptará la decisión final, si eso correrá a cargo de una persona o de un subgrupo, o si se adoptará por consenso de todos los presentes.
* Cambiar de opinión, inclusive en medio de una conversación, es aceptado, inclusive respetado. Pero carecer de opinión no lo es.
* No hay discusiones sobre cuestiones vinculadas con hechos. Los participantes deben recibir los datos y plantear cuestiones en la reunión siguiente.
Cuando intentamos introducir LRM en una organización, con frecuencia encontramos resistencia. “No podemos hacer eso aquí”, nos dicen. “Estamos demasiado ocupados”.
Sin embargo, nuestra experiencia nos indica que la resistencia es con frecuencia una máscara para ocultar la angustia por tener que abandonar una manera familiar de operar. Los miembros se han acostumbrado a la autonomía que tenían, y no desean asumir la responsabilidad de preocuparse por la organización en su conjunto.
Pero, hay que tomar en cuenta que el modelo LRM es flexible. No todos los equipos de ejecutivos necesitan realizarlo diariamente para ver los beneficios. Una firma con la que trabajamos tuvo gran éxito convocando a una reunión semanal.
En la superficie, el enfoque de LRM es en la comunicación, pero hay también normas y valores que son muy importantes para organizaciones que deben lidiar con temas difíciles y adaptarse con eficacia a nuevas situaciones. LRM ofrece una apertura para analizar múltiples perspectivas, la disposición a compartir responsabilidades con el propósito de encontrar soluciones creativas, y la disciplina para desplazarse de manera consecuente desde la estrategia hacia la ejecución.
