Anne Field
Roman, Times, serif»>Lunes en la mañana – Harvard Business Shcool Publishing
Comunicándose en la matriz
Anne Field
En organizaciones matrices, los empleados tienen un contacto más grande entre ellos que en estructuras más tradicionales. Al aumentar el contacto, aumenta la sobrecarga de comunicación. Los jefes tienen otros jefes que reclaman atención. Y lo mismo ocurre con sus informes.
Cuando usted compite por la atención y el tiempo de los otros, sus mejores artes de persuasión le permitirán obtener lo que desea.
APRENDA A DECIR NO… DE MANERA POSITIVA
Es difícil decirle no a un jefe, pero tal vez su sobrevivencia dependa de eso. Si un gerente le pide que realice una tarea que usted no puede hacer porque está muy ocupado, inicie la conversación con un enfoque positivo, sugiere la consultora Dianna Booher. Señale los objetivos de la tarea en cuestión, y luego ofrezca una alternativa para cumplir con esos objetivos.
ESTABLEZCA PRIORIDADES
Si se le pide que haga demasiado y usted no puede lidiar con la negociación, entonces diríjase a su jefe principal y adviértale sobre la situación.
Pero usted necesitará plantear la discusión en términos de prioridades y cómo su trabajo se ajusta a esas prioridades. De esa forma, no sonará como alguien que se está quejando a cada rato, sino como una persona interesada en el bien de la corporación.
ESTABLEZCA REUNIONES PARA EXAMINAR TEMAS
En organizaciones más pequeñas, los gerentes pueden establecer reuniones regulares para examinar el volumen de trabajo y ver cómo los recursos deben ser asignados. Por ejemplo, Joan Lloyd, una consultora de administración con sede en Milwaukee, recuerda el departamento de tecnología de una empresa en el cual diferentes áreas —por ejemplo, diseño de un portal de acceso en la Internet, o programación— también informaban de sus actividades a otros departamentos. El departamento de tecnología inició reuniones trimestrales para discutir cómo las asignaciones se acomodaban a los objetivos del resto de los departamentos y de la corporación. De esa forma se aclaró cuáles eran más importantes que otros.
DEFINA CLARAMENTE SU OBJETIVO DE COMUNICACIÓN
La gente que trabaja en equipo suele utilizar cierta forma de comunicarse, que depende más en ofrecer información que en persuadir a otros que estén de acuerdo con sus argumentos. Pero si usted quiere dar cuenta de sus opiniones a personas de posición jerárquica más alta, especialmente aquellos a quienes no ve con frecuencia, eso requiere el último método.
Booher recuerda el ejemplo de tres gerentes de una empresa petrolera que se había fusionado con una compañía más grande. Cuando éstos advirtieron que existía la posibilidad de una gran filtración en un oleoducto, enviaron mensajes por correo electrónico a sus jefes en la sede central, sin obtener una respuesta. Finalmente, decidieron adoptar un enfoque diferente, diseñando la información de manera más persuasiva, y definiendo el problema, la solución y el costo. Casi de inmediato, los directivos les respondieron, y prometieron adoptar medidas rápidas.
