Denis Silva García*
Cuando se prepara el presupuesto para el año entrante, la mayoría de las organizaciones estatales y privadas utilizan como punto de partida el presupuesto corriente. Los dolores de cabeza comienzan cuando nos contestamos la siguiente interrogante: ¿Cómo debemos las organizaciones distribuir las asignaciones? En vez de preparar un presupuesto corriente, deberíamos considerar nuestras actividades y prioridades desde el comienzo, comenzar de una base cero, y crear una nueva y mejor asignación para el año presupuestado venidero.
Casi siempre los funcionarios que estamos a cargo de un presupuesto ya establecido, tenemos que justificar únicamente el aumento que se desea sobre la asignación del año anterior. Lo que ya se está gastando generalmente es aceptado como gasto necesario, sin examinarlo a conciencia. Indudablemente es posible conseguir ahorros si se exigiera que cada organización justificara toda la solicitud de su asignación cada año, tal como si su presupuesto fuera totalmente nuevo. Este nuevo procedimiento será tal vez difícil de lograr, principalmente en el Estado, en parte porque agregará un peso a la carga, ya de por sí pesada, de la formulación del presupuesto, y en parte también porque encontrará resistencia por parte de quienes temen que sus programas y operaciones preferidos se vean amenazados por un sistema que someta toda actividad a un escrutinio anual de sus gastos y resultados.
Deberíamos comenzar de cero con el presupuesto de cada año y presentar nuestras solicitudes de fondo en tal forma que todos los fondos se asignaran sobre la base del costo/beneficio o sobre la base de un tipo semejante de análisis de evaluación.
La necesidad de realizar un presupuesto eficaz en base cero, será cada vez más evidente tanto en el sector privado como en el Gobierno, donde las asignaciones de recursos son más limitados y presentan un desafió que cada vez más adquiere ribetes de mayor dificultad.
El presupuesto en base cero separa las operaciones básicas y necesarias de aquéllas con carácter más optativo o discrecional, de manera que la gerencia pueda concentrar su atención en forma especial en este segundo grupo que a la vez es más difuso.
Los pasos fundamentales para llegar al presupuesto de base cero son: Describir cada actividad distinta de la organización en un paquete de decisiones; Evaluar y clasificar todos estos paquetes por medio de un análisis de costo/beneficio; y Asignar los recursos financiero en forma correspondiente.
Cómo comenzar: Es necesario aplicar el concepto del paquete de decisiones en todos los niveles de la organización y presentar pautas al director general que le sirvan de guía para dividir las actividades de su área en paquetes viables. Luego se deberá iniciar un proceso de clasificación y consolidación según el cual los paquetes de decisiones se entresacan de menor importancia para el estudio y juicio de la alta dirección.
El concepto de paquetes de decisiones, es un documento que identifica y describe una actividad específica en tal forma que la dirección general puede evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades que compitan por los mismos recursos o por recursos limitados semejantes y decidir aprobarlos o desaprobarlos.
El proceso de clasificación de paquetes de decisiones es un procedimiento general para lograr un presupuesto de base cero. Proporciona a la organización que la utiliza una herramienta operativa para evaluar y asignar los recursos eficientes y eficazmente, y proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores de la organización.
Este proceso también puede ocuparse para identificar y evaluar los beneficios y niveles de gastos alternativos así como los flujos de caja y para los proyectos de inversiones de capital.
El presupuesto en base es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar enormemente los procedimientos presupuestarios y puede hacer posible una asignación de recursos financieros (impuestos) mucho más eficiente.
* El autor es Director Financiero de la Dirección General de Aduanas.
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