José Leñero G.*
La Systematic Technology For Procurement, STP, que presenta Randy A. Moore en su libro The science of high-performance supplier management, 2002, arranca de la lógica premisa de que las compras no son aleatorias, sino una constante para proveernos de los insumos que requiere nuestra empresa, por lo cual no deben quedar sujetas solo al mejor criterio del proveedor de la empresa, sino que deben seguir una estrategia coherente con su estrategia general.
Esto deja atrás el criterio todavía tan generalizado de comprar al mejor precio, por el criterio de comprar los insumos que procuran el mejor resultado para los productos con que la empresa espera consolidarse o ganar posiciones en el mercado.
Esto hace necesario revisar la estrategia general respecto de las especificaciones de los insumos de los productos con que espera lograr esos objetivos (calidad), así como la oportunidad y seguridad de su suministro, ya que si cualquiera de esos requisitos no se cumplen, el menor precio es solo un espejismo que no le permitirá alcanzar los resultados que la estrategia propone.
Con esos criterios debe formularse el Plan de Compras, que debe ser aprobado por la alta gerencia, lo que agrega la necesidad de que se haya cuidado que su desglose en las distintas áreas que deben participar en su operación, estén claras de que lo que se busca.
De aquí que ese Plan debe ser elaborado por un equipo multidisciplinario que incluya, a lo menos a las siguientes áreas:
*Técnica, para clarificar las especificaciones indispensables y negociar con los proveedores cualquier propuesta para modificarlas.
*Usuarias, que debe estar de acuerdo que los insumos ofrecidos y sus tiempos de entrega son adecuados para la forma en que ellos los usarán.
* Finanzas, para cuidar que los precios y flujos de caja sean los adecuados para la empresa.
* Legal, para cuidar que la redacción de los contratos expresen con claridad los alcances que interesan y más adelante su interpretación.
* Proveeduría, que debe llevar la parte operativa de los suministros.
* Alta gerencia, que debe verificar que los contratos reflejen exactamente lo que el nivel superior espera.
Es recomendable que este grupo tenga carácter permanente para que se compenetre de la importancia de su misión y adquiera experiencia para guiar no solo esta etapa de alineamiento, sino que sea la instancia que monitoree y, si es necesario, evalúe el cumplimiento o las faltas de regulación que muestre la operación de los contratos y asuma la responsabilidad de mejorarlos.
El autor asigna tal importancia al funcionamiento de este Comité de Compras, que propone que reciba un entrenamiento adecuado en cuanto a Dinámica de Grupos, a los Roles de los distintos cargos que se designen dentro del Comité, a las Herramientas y Técnicas que deberán emplear para dilucidar los aspectos a tratar y las Técnicas de Decisiones en Grupo, así como cualquiera otra que asegure que su funcionamiento será eficaz y eficiente.
Consultor Internacional.
