Juan Vega Gonzales
¿Cómo identificar y prevenir los fraudes y las pérdidas?
La cultura de riesgos empieza con una actitud proactiva hacia la transparencia, el control y el involucramiento de todos los niveles de la organización, empezando de los accionistas y dueños y terminando en el menor nivel jerárquico.
Es responsabilidad de los propietarios del negocio asegurar que existen ciertos niveles mínimos de supervisión, calidad e independencia de la auditoría interna, y políticas y procesos bien definidos y controlados que regulan los límites de aprobación y los movimientos de dinero en efectivo.
La tecnología es un aliado poderoso, ya que los reportes de transacción permiten identificar aquellas situaciones que “se salen del promedio”, mismas que por su monto o irregularidad ameritan ser revisadas para asegurar que la transacción existió y fue correctamente realizada.
Es importante tener políticas y procesos para conocer a los clientes/proveedores y conocer a los empleados. Identificar si los niveles de vida de los mismos se corresponden con los niveles de ingreso que deberían tener. Tendencias irregulares o cambios de tendencia deben investigarse.
Es importante definir límites máximos de concentración (por sectores, clientes, zonas o tipos de actividad), de tal manera que si las cosas no salen bien en determinada área, las pérdidas pueden estar pre-estimadas (límite de pérdida predefinido) y podamos seguir operando en el negocio.
La separación de funciones entre el que realiza la transacción y quien la aprueba es otro nivel importante de control. Ya que cuando “hay un solo ojo vigilando una transacción”, es mayor la probabilidad de fraude.
También es importante asegurar que todo el personal (incluido el gerente) tome sus vacaciones en el año, y aprovechar este período para identificar si las transacciones realizadas por la gente que sale de vacaciones se encuentran dentro de los parámetros deseados o si existen irregularidades.
Siempre que sea posible, también es bueno rotar el personal entre áreas o zonas geográficas, por un lado para ver con nuevos ojos las transacciones; pero por el otro para asegurar que los procesos y la información pertenecen a la empresa más que a personas individuales.
Administrar el riesgo es administrar la probabilidad de pérdida, pero también la posibilidad de ganancia. La probabilidad (frecuencia) y magnitud de la pérdida deben evaluarse antes de realizar cada transacción y aprender de los resultados (aciertos y errores/fraudes) de las mismas.
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