Perder tiempo es perder dinero. No es raro ver reuniones donde las personas entran sin saber qué van a decir y salen sin saber qué dijeron.
A continuación algunos consejos para hacer más estratégicas sus reuniones, tomando ideas de Vademecum-La guía práctica de los consultantes, de Ernst Bolliger y Tonino Zellweger.
En reuniones interactivas y creativas con otras personas es importante examinar:
1. Contexto: ¿por qué se solicita la reunión? ¿quién la solicita? ¿existen intereses ocultos o disimulados?
2. Objetivos: ¿cuáles son los objetivos de la reunión (y qué quiere obtener usted)? ¿es clara y concisa la agenda de trabajo? ¿a qué preguntas pretende dar respuestas durante la reunión?
3. Resultados esperados: ¿con qué resultados se sentiría satisfecho? ¿son resultados importantes? ¿qué dificultades o limitaciones podría encontrar? ¿qué puede hacer para disminuir esas dificultades?
4. Participantes: ¿quiénes participan en la reunión? ¿qué personas se consideran como líderes o con poder de decisión? ¿quién moderará la reunión? ¿hay alguna oposición o alianzas que podemos prever antes? ¿cómo es la personalidad de las personas claves que participan? ¿cómo manejarse mejor frente a esas personalidades?
5. Tiempo y lugar: ¿cuándo, durante cuánto tiempo y dónde se llevará a cabo la reunión?
6. Procesos: ¿cuál será el enfoque / procedimiento que utilizará? ¿cuáles pueden ser los “momentos fuertes” o difíciles en la reunión? ¿cómo podría manejarlos mejor?
7. Logística y documentación: ¿quién es responsable de organizar la reunión? ¿quién comunicará a los participantes y confirmará las citas antes de la reunión? ¿Se necesitarán documentos, materiales, refrigerios etc., durante y después de la reunión? ¿qué documentos deben leerse / prepararse antes de la reunión?
8. Hipótesis y preguntas adicionales: ¿tiene alguna hipótesis sobre el curso de la reunión? ¿hay aspectos que desconoce / le interesaría saber? ¿qué otras preguntas se deben aclarar? ¿cuándo, dónde y con quién realizará esas aclaraciones? (puede serle conveniente realizar algunas preguntas críticas y coordinaciones antes de la reunión).
9. Próximos pasos: ¿cuáles son los próximos pasos a seguir? ¿quién es responsable? ¿para cuándo deben estar hechos? ¿quién dará seguimiento? ¿cuándo?
10. Autoevaluación (evalúe después de la reunión): ¿Obtuvo el resultado que esperaba? ¿está satisfecho? ¿se lograron los objetivos? ¿qué aspectos fueron distintos de lo esperado y por qué? ¿qué aprendió? ¿hará algo distinto la próxima vez?
(*) Director de Promifin, programa auspiciado por la Cooperación Suiza en América Central ejecutado por TrIodos Facet. [email protected]
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