- ¿Qué hotel reservar en São Paulo, Brasil? ¿Cuál es la mejor clase ejecutiva para viajar a Centroamérica? Los viajes de negocios son mucho menos glamorosos que lo que muchos creen. Pero pueden ser una experiencia placentera. Deje que los lectores de AméricaEconomía le ayuden a programar su próximo viaje
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Ver Infografia > Dos horas de espera en el aeropuerto. Seis horas de vuelo. Un taxi que se pierde camino al hotel. Todas las noches, los mismos canales de cable. Todas las mañanas, la misma omelette. Internet que no funciona. Un taxi que se pierde camino a su reunión. El teléfono celular que no se conecta con la red local.
Lo sabemos. Los viajes de negocios son mucho menos glamorosos que lo que muchos creen. Y de ser una señal de éxito en una carrera profesional puede transformarse en un problema que desincentive el seguir tomando responsabilidades en su organización.
Pero no tiene que ser así. Tomar las decisiones correctas al planear un itinerario de viaje de negocios puede ayudar a transformar ese viaje en una experiencia placentera. Reconectarlo con el espíritu original de los viajes: conocer y abrir la mente al mundo.
El siguiente estudio de AméricaEconomía está dedicado a los viajeros de negocios de América Latina. A los latinoamericanos y a los que vienen a visitarnos.
A través de una encuesta online respondida por 1,422 ejecutivos de toda América Latina descubrimos algunos de sus hábitos y sus preferencias al momento de viajar.
Desde su disposición a hacerlo en 2009, los países que más visitarán, las cadenas de hoteles preferidas, así como incluso el trago preferido para el fin de la jornada.
Un nuevo estudio de AméricaEconomía dedicado a los lectores y a alivianarles la vida en uno de los aspectos más duros de la globalización: el viaje de negocios.
Los viajes continuarán este año a pesar de todo. El 44 por ciento de los consultado dice que harán viajes igual que en el 2008, el 37 por ciento incluso dice que serán mayores que el año pasado y el 19 por ciento estima que serían menores.
No obstante, las videoconferencias o teleconferencias están surgiendo como una opción. Y más allá de ayudar a la disminución de los costos de viajes es una excelente forma de mejorar la productividad a distancia.
El MUNDO AL INSTANTE
En momentos de crisis uno de los ítems que más tienden a disminuir en los presupuestos es el de viajes. Sin embargo, ya existen diversas tecnologías que ayudan a eliminar las distancias y aumentar la productividad.
Para Intel, la eficiencia no pasa sólo por hacer microchips cada vez más pequeños y súper poderosos. Con un 23 por ciento de su fuerza laboral que viaja al menos una vez al año, la compañía estadounidense de Tecnologías de la Información cuenta desde sus inicios con una división dedicada al óptimo manejo de los viajes. Y ha invertido en tecnologías para fortalecer la comunicación a distancia y evitar costos innecesarios.
Su apuesta más reciente es la telepresencia, una tecnología que va un paso más adelante de las videoconferencias. Funciona sobre telefonía IP a tiempo real y con audio e imagen de alta definición en dos o tres pantallas que permiten ver a las personas en tamaño real, seguir el movimiento de sus manos e incluso mirarlas directamente a los ojos.
Más allá de una pantalla, la telepresencia es una sala que se adapta para tener conversaciones a distancia con otra sala igual. La reunión parece presencial porque incluso se comparte ¡la misma mesa! y presentaciones que se ven a ambos lados de la pantalla.
“Puedes colaborar en tiempo real”, dice el mexicano Raúl Pérez Vásquez, gerente para Latinoamérica de programas de viajes de Intel, compañía que espera implementar 10 salas para este año en Estados Unidos.
COSTOS PUEDEN BAJAR HASTA EL 20 POR CIENTO
El sistema permite reducir los viajes considerablemente. “La telepresencia nos permite realizar intercambio técnico, discusiones a nivel gerencial y ha abierto el rango de colaboración entre todas las áreas, lo que no era factible antes”, dice Pérez Vásquez. Con esto la compañía espera reducir entre un 15 y 20 por ciento los costos en viajes a partir del 2009.
Además, Intel tiene una serie de políticas de viajes y un sistema online que permite a los trabajadores evaluar las posibilidades para evitar salir si hay una opción tecnológica que lo permite.
“El retorno de inversión a largo plazo también atañe horas hombre que evitas estar viajando, las horas que pierden los ejecutivos y los riesgos de seguridad en un mundo como el que tenemos”, agrega Pérez.
Así como Intel, muchas empresas apuestan por las tecnologías de comunicación virtual para reducir los costos en viajes corporativos y al mismo tiempo aumentar la eficiencia y productividad de sus gestiones.
La mexicana de telecomunicaciones Alestra es otra pionera en América Latina en el uso de telepresencia, servicio que ya comienza a ofrecer a sus clientes dentro de sus paquetes de comunicaciones unificadas, que además incluyen líneas telefónicas IP y salas de videoconferencias.
Con oficinas en Monterrey y Ciudad de México, están experimentando en primera persona las bondades de esta tecnología, a través de una alianza con Cisco, especialista en telefonía IP y servicios agregados.
Basándose en esto, para el próximo año esperan ahorrar un 18 por ciento en el presupuesto de viajes y recortar en un período de dos semanas la toma de decisiones, por el sólo hecho de evitar recorrer distancias para reunirse y beneficiarse de la productividad.
Ya se están disminuyendo viajes en reuniones semanales que solían hacerse entre algunos ejecutivos en Monterrey, donde está la sede de la compañía. Ahora se hacen por videoconferencia o videollamadas.
A ELIMINAR LA TIMIDEZ Y LA VANIDAD
Según Ricardo Hinojosa, director de servicios de redes y servicios integrales de Alestra, lo primero que debieron hacer fue eliminar el miedo de la gente.
“Instalamos las videocámaras en cada una de las PC, y la primera reacción fue decir ‘qué feo estoy’”, dice. “Tuvimos que hacer un seguimiento para que la gente aceptara la tecnología”.
Establecieron además políticas para determinar el uso de cada una de las tecnologías. Para conversaciones uno a uno se usan videollamadas, pero cuando son cuatro personas o más en una sala se usa videoconferencia. Y la telepresencia sólo se usa a nivel directivo y para eventos particulares y decisiones importantes.
Pero, según Hinojosa, siempre es necesario reunirse personalmente. “Tenemos muchos clientes que están instalando esto en Europa, pero no van a eliminar los viajes, sino más bien reducirlos”, dice. “Las tecnologías ayudan, pero no te pueden hacer perder la relación”.
INVERSIÓN QUE CUESTA
Según Alestra el costo de la telepresencia puede llegar a unos US$350,000, incluyendo las salas con paredes unificadas, bocinas especiales, iluminación, pantallas, cámaras y la mesa. Como el costo es alto, ofrecen una alternativa en que el cliente puede rentar la sala acorde a su necesidad, lo que puede costar entre US$3,000 y US$12,000.
Los costos son altos. Tal vez por eso la mayor parte de las firmas latinoamericanas todavía prefiere las videoconferencias, a las que han aprendido a sacar mayor provecho con la crisis.
Bien lo saben en las agencias de viajes, que ya notan la disminución en viajes corporativos y cómo la tecnología es una solución para sus clientes.
“El volumen de viajes está bajando”, dice Manuel Viñas, director general de FCM Travel Solutions, en Ciudad de México. “Depende de la industria, pero la caída va entre un 10 y 15 por ciento”, sostiene.
Las aerolíneas, por su parte, ya sienten la competencia. “Muchas veces puedes encontrar la tarifa conveniente con low cost o tradicional”, agrega Viñas. En los hoteles, la situación es similar. “En el caso de Novotel Santa Fe se ha disminuido
LARGA DISTANCIA
La globalización obliga cada vez más a comunicarse de manera internacional, pero muchas empresas deben optar por opciones tecnológicas más baratas. La compañía Enthalpy Chile, en Santiago, es un buen ejemplo. Formada por capitales chilenos y australianos, la comunicación a distancia ha sido un elemento fundamental para su desarrollo.
“Primero teníamos telefonía IP con costo cero y como después necesitamos mostrar información en pantalla, quisimos agregar transmisión de imágenes y datos”, dice Carlos Reich, gerente de administración y finanzas de Enthalpy Chile. Para esto ocupan videoconferencias con tecnología de Polycom, a través de la cual se reúnen diariamente con la directiva en Australia, para lo cual deben ajustar horarios.
“Tenemos 14 horas de diferencia: cuando en Santiago son las seis de la tarde, allá son las ocho de la mañana”, dice Reich.
Y aunque la videoconferencia se ha convertido en un plus para sus reuniones, lo ha sido aún más para programar capacitaciones. Enthalpy administra proyectos en la división El Teniente, de Codelco, en Rancagua, a una hora de Santiago, y deben realizar diferentes capacitaciones desde Australia.
Además, está usando este servicio para el proyecto Quechua que manejan en Perú. “Usamos la videoconferencia para evitar viajes y hacer reuniones a distancia con ellos y la empresa de ingeniería que nos apoya”, dice.
Según Reich, si bien la implementación de las salas de videoconferencia demanda una inversión importante, el costo operativo es nulo, porque ya tenían internet de banda ancha. En la sala de reuniones tienen dos televisores, uno para ver a los socios y otro para ver la información.
“La calidad no es de alta definición, pero no lo requerimos por ahora, funciona bien y es instantánea”, agrega Reich, quien además dice que ocupan otras tecnologías como GoToMeeting para hacer trabajos colaborativos por internet.
En Polycom –empresa que trabaja con comunicaciones a distancia– también las ocupan. El 25 por ciento de sus empleados trabaja desde su casa, lo cual se ha traducido en ahorros para la empresa. El brasileño Pierre Rodríguez, director de operaciones y marketing de Polycom para América Latina y el Caribe, trabaja desde su hogar en Río de Janeiro, aunque la oficina en Brasil está en São Paulo.
“Por alguna razón, la distancia quita la productividad de la compañía”, dice Rodríguez. “El corazón de la compañía es hacer soluciones que quiten esta barrera”. Según Polycom, las firmas latinas son cada vez más conscientes de esto y su mercado ha venido creciendo al 31 por ciento en los últimos cinco años.
Según Pierre, los ahorros en costos de viajes pueden llegar al 30 por ciento por el uso de videoconferencias, y en cuanto a ahorros cualitativos, las ganancias se reflejan en ser más ágiles, capacitar a los empleados para que produzcan más e incluso lanzar un producto de manera más rápida.
