Lawrence Susskind
En 1876, en un intento por crear un estandar nacional para los trámites parlamentarios, el general norteamericano Henry M. Robert publicó el folleto Robert’s rules of order, una guía que podían usar los grupos legislativos para conducir sus deliberaciones.
La noción principal era que, al concluir el proceso de formulación de decisiones, una mayoría debía gobernar. Pero ¿pueden esas normas continuar sirviendo a las organizaciones de manera adecuada?
Grupos y equipos confían en el Gobierno de la mayoría porque impide que una minoría dicte sus normas. Además, permite adoptar decisiones firmes, y legitimarlas.
El problema con el Gobierno de la mayoría es que decisiones adoptadas por la mayoría garantizan una minoría descontenta, y una continua inestabilidad.
Una alternativa que genera más legitimidad para las recomendaciones de un grupo es la construcción de consenso, un proceso de cinco pasos:
Alguien en una posición de autoridad comienza el proceso. La misión de esa persona es definir la tarea, indicar quién necesita estar en la mesa de discusiones y ofrecer los recursos necesarios para que el equipo participe en un diálogo constructivo. En la tarea de construir un consenso, la persona que convoca a la reunión con frecuencia llama a un árbitro para que convoque a todos los posibles accionistas. El propósito es crear un equipo que refleje la completa gama de inquietudes.
En base a las entrevistas, el organizador de la reunión puede preparar un análisis por escrito. Cada uno de los entrevistados debe recibir una copia para formular comentarios. Teniendo como pauta el borrador de trabajo revisado, la persona encargada de convocar a la reunión ayuda al líder del equipo a diseñar la agenda, el cronograma, las normas, y posibles adiciones al equipo.
Una vez el equipo es ensamblado, es importante aclarar quiénes se encargarán de asumir las distintas obligaciones. La persona que encabece las reuniones debe ser experta en técnicas destinadas a solucionar problemas de grupo. Debe utilizarse un estenógrafo para producir resúmenes de importantes puntos de acuerdo. Miembros del equipo deben ponerse de acuerdo sobre las normas que gobernarán sus interacciones, y sobre sus objetivos.
El propósito de reuniones donde se arriba a un consenso es tratar de satisfacer los intereses subyacentes de los principales accionistas. Al elaborar diferentes alternativas, el equipo aumenta las posibilidades de que alcanzará un consenso. La persona encargada de registrar las propuestas podría crear un portal de acceso en la internet y difundir resúmenes de los puntos de acuerdo y desacuerdo luego de cada reunión.
En un proceso de construcción de consenso, alcanzar una decisión significa hacer agregados de manera continua a un paquete de recomendaciones destinadas a satisfacer los intereses de cada uno. El objetivo es alcanzar la unanimidad, pero es suficiente con un acuerdo abrumador. El líder del grupo administra el proceso de toma de decisiones haciendo un resumen del paquete. “¿Quién piensa que no es aceptable?”, puede preguntar. Si alguna persona expresa su oposición, debe sugerir formas de que el paquete le resulte aceptable, sin empeorar la situación de los demás.
Eventualmente, el organizador debe producir un informe final capaz de permitir al líder del grupo sentirse cómodo al asumir la responsabilidad.
Se solicita a miembros del conjunto llevar los consejos propuestos a su sector, a fin de que formulen comentarios.
Cuando cesan las propuestas de crear valor adicional, la labor del grupo ha concluido.
El informe final del grupo debe aclarar que se ha alcanzado prácticamente la unanimidad, pero también mencionar la inquietud de cualquier departamento que se negó a respaldar el paquete.
Con frecuencia la creación de consenso se extiende al proceso de implementación.
En caso de que surjan problemas, el líder del equipo debe convocar nuevamente la fuerza de tareas y pedir que se hagan revisiones al proyecto.
La fuerza de tareas es el grupo ideal para supervisar la implementación y para modificar nuevos procedimientos una vez han sido puestos en su lugar.
