Edmundo J. Dávila*[email protected]
Seguramente el apreciable lector ya se encuentra familiarizado con los términos eficiencia y eficacia, por haberlos leído o escuchado en muchas ocasiones. Profesionales de diferentes disciplinas como los diversos ramos de la Ingeniería, la Economía y la Administración emplean estos vocablos para definir el rendimiento, la productividad o el desempeño, ya sea de seres humanos o de máquinas que llevan a cabo una tarea específica. Pero, ¿realmente se usan estos sustantivos de una manera clara y precisa? Es probable que no sea así, y éste es el tema de las reflexiones siguientes, orientadas a la administración de empresas.
En forma general, la eficiencia se entiende como la relación existente entre los recursos disponibles y los resultados obtenidos en base de comparaciones con ciertos estándares previamente establecidos. En un banco comercial, por ejemplo, si el estándar supone que un cajero tome un promedio de tres minutos para atender a un cliente, pero aquel emplea solamente dos, entonces su eficiencia será mayor que el estándar y por lo tanto positiva. De igual manera en una empresa manufacturera, si el estándar requiere de diez obreros para llevar a cabo determinado proceso de producción en un tiempo específico, pero se utilizan solamente siete, se estará logrando un uso eficiente de los recursos humanos utilizados. En otras palabras, la eficiencia no es más que la capacidad para realizar un trabajo o actividad (física o intelectual) al menor costo y en el mínimo tiempo, optimizando los recursos disponibles. Pero, ¿bastará entonces que los empleados (o dirigentes) de una organización sean únicamente eficientes para la buena marcha de la misma? Nuestra respuesta sería en este caso negativa.
La eficiencia necesariamente debe estar complementada con la eficacia, siendo esta última la relación de los objetivos y metas previstas con los resultados obtenidos. La Real Academia Española define el término “eficacia” como la capacidad de lograr el efecto que se desea o espera, sin embargo, esto no significa que se hará un empleo discrecional y desordenado de los recursos administrativos con tal de lograr las metas propuestas. Por el contrario, el objetivo primordial de todas las empresas es el de ofrecer productos y brindar servicios de alta calidad a sus clientes, al más bajo costo, lo cual solamente podrá realizarse complementando la eficiencia y la eficacia en las diferentes etapas de la cadena de valores.
Aunque existe una estrecha relación entre ambos términos analizados, la presencia de uno no puede suplir la ausencia del otro, es decir, que ambos conceptos no son excluyentes, sino complementarios, para poder alcanzar un óptimo rendimiento. De poco serviría hacer algo con la mayor eficiencia si ésta no implica ningún valor apreciable y beneficioso para una compañía. Asimismo, no sería lo más rentable para la empresa si llegara a cumplir con las metas previstas, incurriendo en costos adicionales de diversa índole por falta de eficiencia. Por lo tanto, lo más razonable sería: primero, definir el objetivo que se pretende alcanzar y segundo, analizar la forma más eficiente de llegar a él.
Algunos autores muy respetables de la administración señalan que la clave del éxito de una organización está en la eficacia, sin embargo en nuestra opinión para lograr la meta de la eficacia se debería recorrer antes el exigente camino de la eficiencia.
Nosotros consideramos que la eficiencia y la eficacia en general, no sólo redundan en las utilidades de una empresa, sino que contribuyen notablemente a la superación personal, desarrollo y progreso del individuo, de la sociedad y del país en que vive. En nuestro medio, quizá no todos comprendamos bien esto y por ello frecuentemente sub-utilizamos nuestras capacidades.
Los países industrializados, llamados también desarrollados, se caracterizan por ser eficientes y eficaces. Seguramente éste debe ser su primer mandamiento para mantenerse en su avanzado y envidiable estado de evolución. Nosotros bien podríamos, al menos, tratar de seguir su ejemplo.
* El autor es Ingeniero en Sistemas de Información y Aspirante a MBA.
